Le coffre-fort MyPeopleDoc est rattaché au salarié, pas à l’employeur. Ce principe, souvent mal compris lors d’une rupture de contrat, conditionne pourtant toute la continuité d’accès aux bulletins de paie et documents RH archivés. Voici les points techniques à maîtriser pour ne rien perdre lors d’un changement d’employeur sur MyPeopleDoc.
Adresse e-mail personnelle et portabilité du coffre MyPeopleDoc
Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc reste accessible indépendamment de la relation de travail avec l’employeur, à une condition stricte : l’utilisateur doit avoir associé une adresse e-mail personnelle à son compte. Si le compte a été créé uniquement avec une adresse professionnelle (type [email protected]), la perte d’accès à cette boîte mail après le départ rend la récupération du compte beaucoup plus complexe.
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Nous recommandons de vérifier ce point avant même qu’un départ soit envisagé. La modification de l’adresse e-mail principale se fait directement depuis les paramètres du compte MyPeopleDoc, sans intervention du service RH de l’employeur.
Que faire si seule l’adresse professionnelle est enregistrée
Connectez-vous au coffre tant que votre adresse professionnelle est encore active. Ajoutez une adresse personnelle, puis basculez-la en adresse principale. La procédure prend quelques minutes, mais elle devient impossible une fois la messagerie d’entreprise désactivée par le service informatique, ce qui survient souvent le jour même du départ effectif.
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MyPeopleDoc après un départ : ce que l’ancien employeur peut encore voir
Une confusion fréquente porte sur les droits de l’ancien employeur. Une fois la relation contractuelle terminée, l’entreprise perd l’accès aux documents déposés dans votre coffre-fort personnel. Le coffre appartient au salarié, pas à l’organisation qui a souscrit la solution UKG HR Service Delivery.
L’employeur conserve uniquement ses propres archives dans son espace d’administration. Les documents que vous avez vous-même ajoutés (pièces d’identité, attestations externes, relevés) n’ont jamais été visibles côté entreprise.
Suppression du compte entreprise et impact sur vos documents
Si votre ancien employeur résilie son abonnement à la plateforme PeopleDoc, vos documents déjà déposés dans le coffre-fort salarié restent accessibles. La résiliation du contrat B2B entre l’employeur et UKG ne supprime pas les coffres individuels des salariés. Ce mécanisme est prévu par la conception même du service, qui sépare l’espace employeur de l’espace salarié.
Rattachement à un nouvel employeur utilisant PeopleDoc
Lorsque le nouvel employeur utilise également MyPeopleDoc, le salarié n’a pas besoin de créer un second compte. Le rattachement s’effectue sur le coffre existant, à condition que l’adresse e-mail déclarée corresponde à celle transmise par le nouveau service RH.
Concrètement, le nouvel employeur envoie une invitation via la plateforme. Le salarié la reçoit sur l’adresse enregistrée dans son coffre, accepte le rattachement, et les nouveaux bulletins de paie commencent à s’y déposer automatiquement. L’historique des documents de l’ancien employeur reste intact et séparé.
- Vérifiez que l’adresse e-mail de votre coffre correspond à celle communiquée au nouvel employeur lors de l’embauche.
- Si les adresses diffèrent, mettez à jour votre coffre ou signalez la bonne adresse au service RH avant le premier bulletin.
- Le rattachement ne donne aucun droit de lecture au nouvel employeur sur les documents déposés par le précédent.
Et si le nouvel employeur utilise un autre coffre-fort numérique
Certaines entreprises utilisent des solutions concurrentes (Digiposte, Arkevia, ou un coffre-fort intégré à leur SIRH). Dans ce cas, votre coffre MyPeopleDoc continue d’exister, mais il ne recevra plus de documents automatiquement. Vous conservez l’accès à l’ensemble de vos archives, et rien ne vous empêche de télécharger manuellement vos fichiers pour les stocker ailleurs si nécessaire.
Gouvernance UKG et traitement des données après le rachat de PeopleDoc
Depuis le rachat de PeopleDoc par UKG (Ultimate Kronos Group), l’entité juridique responsable du traitement des données a changé. Les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité ont été mises à jour, avec des implications concrètes pour les salariés :
- Le responsable de traitement n’est plus PeopleDoc SAS mais une entité du groupe UKG, ce qui modifie les contacts pour toute demande d’accès ou de suppression de données au titre du RGPD.
- Les conditions de transfert international des données peuvent différer de celles acceptées initialement lors de la création du coffre.
- En cas de litige, le cadre contractuel applicable est celui d’UKG, pas celui de l’ancien PeopleDoc.
Ces évolutions passent souvent inaperçues parce qu’elles n’affectent pas l’interface utilisateur. Nous conseillons de relire les mentions légales accessibles depuis votre espace MyPeopleDoc pour identifier précisément l’entité avec laquelle vous êtes en relation contractuelle.
Récupération de compte MyPeopleDoc : les recours en cas de blocage
Si vous avez perdu l’accès à votre coffre (adresse e-mail professionnelle désactivée, mot de passe oublié sans possibilité de réinitialisation), la procédure passe par le support UKG. La demande nécessite de prouver votre identité, généralement par l’envoi d’une pièce d’identité et d’un justificatif lié au compte (ancien bulletin de paie, par exemple).
Les délais de traitement varient, et aucune récupération n’est possible si l’adresse e-mail du compte n’existe plus et qu’aucune adresse secondaire n’a été configurée. C’est la raison pour laquelle l’ajout d’une adresse personnelle dès l’activation du coffre reste la meilleure protection.
Le coffre MyPeopleDoc a été conçu pour survivre aux changements d’employeur. Toute la mécanique repose sur un geste simple, souvent négligé : enregistrer une adresse e-mail personnelle avant de quitter l’entreprise. Ce seul réflexe évite la majorité des situations de blocage que nous observons en pratique.
