La confidentialité n’est pas une option, c’est une obligation. Dans le tourbillon de la transformation numérique, la gestion documentaire ne tolère aucune approximation. Pourtant, dans bien des entreprises, les outils choisis restent lettres mortes pour les équipes, faute d’accompagnement solide. Les fonctionnalités dorment, les salariés s’y perdent, et la promesse d’efficacité s’effrite.
Arkevia, trop souvent cantonné au rôle d’outil RH, va pourtant bien au-delà avec ses accès sur mesure et ses garanties de sécurité alignées sur les dernières normes. Mais la véritable adhésion des utilisateurs ne s’improvise pas : elle se construit sur une compréhension claire des usages et un appui constant aux équipes.
Arkevia, un coffre-fort numérique pensé pour simplifier la gestion des documents des salariés
Conçu par Cegedim SRH, Arkevia coffre-fort s’affirme comme une référence pour la gestion documentaire en entreprise. Son but : permettre à chaque collaborateur d’accéder facilement et sans risque à l’ensemble de ses documents professionnels et administratifs. Bulletins de paie, contrats de travail, attestations, certificats… tout est centralisé, protégé, et toujours disponible. La plateforme coche toutes les cases réglementaires : norme NF Z42-013, conformité RGPD, certification ISO 27001. Les données, hébergées exclusivement en France, bénéficient d’une protection et d’une conservation prévues pour durer : chaque document reste archivé pendant 50 ans.
L’utilisation d’Arkevia change la donne pour les relations RH. Oubliez les papiers égarés, les archives poussiéreuses et les allers-retours inutiles auprès du service RH. Désormais, l’employeur dépose automatiquement tous les bulletins de salaire et autres documents RH dans le coffre-fort numérique. Le salarié, lui, accède à ses fichiers à tout moment, même après un départ, et peut y ajouter ses propres documents personnels.
Cette solution ne se contente pas de fluidifier les échanges : elle permet aussi de réduire les coûts liés à la gestion documentaire et de limiter la consommation de papier. L’outil s’inscrit pleinement dans la dynamique de transition numérique et la démarche RSE de nombreuses entreprises. Archivage électronique, stockage sécurisé, accès permanent : Arkevia s’aligne face à des plateformes comme Mypeopledoc, Silae, Payfit, Coffreo, Eurecia ou Numéria, et s’impose par sa robustesse.
Accompagner vos équipes pas à pas : conseils pratiques pour une prise en main sereine et sécurisée de MyArkevia
Pour que l’adoption d’un coffre-fort numérique comme MyArkevia soit réellement bénéfique, l’accompagnement ne laisse pas de place à l’improvisation. Il s’agit d’avancer étape par étape, en guidant chaque utilisateur dès la création du compte : saisie du matricule, utilisation du code secret transmis par l’entreprise… Rien ne doit être laissé dans le flou. Même si l’interface intuitive facilite la navigation, organiser un premier tour d’horizon, que ce soit en petit groupe ou lors d’un atelier individuel, aide à lever les doutes et à instaurer la confiance.
Voici quelques points à aborder pour sécuriser la prise en main :
- Montrer aux collaborateurs comment classer leurs documents dans des dossiers personnalisés.
- Expliquer la consultation de la boîte de réception et l’activation des notifications pour rester informé des nouveaux dépôts.
La vigilance sur la sécurité des accès est de mise. Il convient d’insister sur le choix d’un mot de passe complexe, l’intérêt de la double authentification et l’option pour désigner un contact de confiance qui pourra accéder au coffre en cas d’incapacité. L’export des fichiers, permettant d’en conserver une copie hors ligne, doit également être évoqué, pour rassurer sur la pérennité de l’accès aux documents professionnels et personnels.
Pour accompagner chaque interrogation, le support client Arkevia répond rapidement, mais il reste pertinent de former un référent interne, capable de dialoguer avec les équipes et de fluidifier la montée en compétence. Instaurer un espace de partage d’expérience encourage les échanges de bonnes pratiques : la prise en main s’affine au fil des semaines, à mesure que chacun s’approprie l’outil selon ses besoins.
Accompagner la transition numérique, ce n’est pas seulement installer un nouvel outil : c’est donner à chacun les moyens d’en faire un véritable levier d’autonomie. Quand la gestion documentaire rime enfin avec simplicité et sécurité, la réticence cède la place à la confiance, et l’entreprise avance, document après document, vers un quotidien plus fluide.
